Miről szól a kontrolling, mit várhatsz el a kontrollingtól? Milyen szerepe van egy cég életében és milyen feladatai vannak? Miért lehet célszerű Neked is nyitnod a kontrolling felé, ha átláthatóbb és nyereséges vállalkozást akarsz? Kihez fordulhatsz segítségért? Ezt mind megtudod, ha elolvasod a cikket.

A kontrolling a cégért és a tulajdonosért van

A kontrolling nagyban hozzájárul egy vállalkozás eredményességéhez. Ez tényként is kijelenthető, persze ahhoz, hogy így legyen, több dolognak is stimmelni kell:

• legyen a kontrollingnak miből dolgoznia (pénzügyi és egyéb adatok)
• kapjon megfelelő és kivitelezhető igényeket
• és természetesen megfelelő szakember üljön veled szemben.

Hogyan teszi mindezt? Miként teremt értéket egy cégvezető, cégtulajdonos számára? Hogyan térül meg az, ha pénzt fektetsz akár külsős kontrolling segítségbe, akár saját kontroller vagy kontrolling csapat fenntartásába?

Ebben a cikkben erről olvashatsz, méghozzá közérthető módon. Ha még nagyon új számodra a téma, akkor mindenképp javaslom, hogy olvasd végig. Ha pedig már hallottál róla, netán jelen is van a cégedben, akkor is hasznos lehet a számodra!

Egy dolog biztos: a kontrolling erőteljesen hozzájárul ahhoz, hogy a vállalkozásod egy igazi „válságálló vállalkozás” legyen!

A kontrolling fogalmi meghatározása

Azt mondtam, hogy közérthető módon olvashatsz majd. Azonban úgy gondolom, röviden fontos körülhatárolni a kontrolling jelentését a fogalom tekintetében is.

A kontrolling vagy controlling az angol control szóból ered, melynek több jelentése is van: ellenőrzés, szabályozás, irányítás, vezetés.

Horváth Péter közgazdász megfogalmazásában „A controlling olyan funkciókat átfogó irányítási eszköz, amelynek a feladata a tervezés, az ellenőrzés és az információ-ellátás összehangolása. E feladat megvalósításáért a controller a felelős.”

Tehát egy olyan eszköz, amely a tervezésért, ellenőrzését és az információ-ellátás összehangolásáért felel. Ez kissé száraznak hangozhat, de ha folytatod a cikket, gyakorlati példákon keresztül értheted majd meg a valódi erejét.

Milyen típusai, fajtái vannak a controllingnak?

A controllingnak különböző típusait különböztetjük meg, amelyek aztán sokszor egybefolynak, és mindegyik „a kontroller” feladata. Mégis célszerű legalább elméletben elkülöníteni a különböző területek kontrollingját, persze végül mindegyik azt szolgálja majd, hogy Te cégvezetőként tisztábban láss és jobb, információ alapú döntéseket hozz.

Pénzügyi kontrolling: a pénzügyi kontrolling leginkább a pénzügyekkel foglalkozik. Segít strukturálni a pénzügyeket a cég működése és összetétele alapján. Strukturálja, csoportosítja és kategorizálja a bevételeket és a kiadásokat is. Ennek segítségével nem csak három számot látsz (bevétel, költség, eredmény), hanem ezeket láthatod üzletágak, tevékenységek, ügyfelek, szolgáltatás / termékkategóriák stb. szintjén.

Gyártás / termelési kontrolling: itt már elindulunk a naturáliák irányába. A gyártás kontrolling nem csak gyártó cégeknél lehet életszerű, persze ott a legjellemzőbb. A fő feladata, hogy a különböző nem pénzügyi adatokból képez kulcsinformációkat ahhoz, hogy minél eredményesebb legyen a céged. Ha belegondolsz, a pénzügyi számok ezeknek a különböző folyamatoknak az eredményei. A gyártás / termelési kontrolling figyeli a kapacitásokat (gépi és emberi), a különböző műveletek hatékonyságát stb., és ezeket kapcsolja össze a pénzügyi megfelelőjükkel.

Kereskedelmi kontrolling: hasonlóan az előző ponthoz, a kereskedelmi kontrolling sem kizárólag csak kereskedő cégeknél releváns, de ott a legjellemzőbb. A marketing-kereskedelem-értékesítés hármast gyakran kezeljük egy területként. Egyrészt érdemes ezeket külön kezelni, másrészt a kereskedelmi kontrolling ezen hármas adataiból dolgozik, kiértékeli a múltat, terveket és előrejelzéseket készít.

HR kontrolling: bár minden cégben kulcsfontosságú szerepe van „az embernek”, nyilván vannak olyan cégek, ahol ez nagyobb kontrollt igényel. Akik kifejezetten sok munkavállalóval dolgoznak együtt, és fontos a humánerőforrás kézben tartása, tervezése és kontrollingja. A HR kontrolling ezeknél a cégeknél tölthet be fontos szerepet.

A kontrolling #1 feladata: a tervezés

A kontrolling legalapvetőbb feladata a tervezés, a tervszámok visszaellenőrzése és ezek folyamatos visszajelzése a menedzsment és az egyéb vezetői szintek felé. A legalapvetőbb tervezési szint az üzleti tervezés és a költségvetés tervezés. Valamint a üzleti tervezés legfontosabb részeként a pénzügyi tervezés.

Például vezetőként a kontrolling segítségével megtervezitek a következő év költségvetését. Megtervezitek a vállalkozás egyes területeinek különböző költségeit, azok mértékét. Ebből látod azt, hogy a termékek és szolgáltatások önköltségén felül mekkora árrést kell még kitermelni az üzleti év során, hogy nullán legyen a vállalkozás. Vagy másképp fogalmazva, hogy elérjétek a vállalkozás fedezeti pontját.

Ha ez megvan, akkor azt is látod ebből, hogy mikortól lesz nyereséges az üzlet. Mindehhez hozzájárul a kontrollered, aki rendszerben látja a vállalkozás működését – tehát látja és átlátja a cég kapacitásait és erőforrásait, azok költségét, és azt is, hogy mekkora árrést vagy bevételt kell termelni a nyereséges működéshez. Mindezt év közben folyamatosan vissza is ellenőrzi, tehát nem csak megtervezi az üzleti év költségvetését és üzleti tervét, hanem folyamatos visszacsatolást is készít ezzel kapcsolatban.

Ebből már rögtön látod, mennyire értékes funkciót tölthet be a controlling egy vállalkozás életében. Emellett különböző, akár operatív szintű tervezéshez is hozzá tud járulni. Segíthet pl. az emberi erőforrás tervezésében is.

További kontrolling feladatok

Egy második rendkívül fontos feladata, hogy kiszolgálja az árképzést. Az árképzés fontosságáról, és arról, hogy miért elsőszámú érdeked, hogy foglalkozz vele, itt olvashatsz: Árképzés vállalkozóként.

Szóval a controlling kiszolgálja és vissza is ellenőrzi a termékek, szolgáltatások vagy projektek árképzését. Figyel arra, hogy az ár minden költséget a megfelelő mértékben tartalmazzon, majd azon felül akkora nyereséget is, amelyet a cég tulajdonosa szeretne elérni.

Gyakorlatilag az árkalkuláció tartalmi részét a kontrolling tudja biztosítani számodra.

Lehet, hogy a kontrollered közreműködésével kikalkulált ár magasabb lesz, mint amit a piac reálisan megfizet: de mennyivel jobb ez, mintha egy a piac által elfogadott árat szabsz meg, és azt hiszed, hogy nyereséget fogsz termelni – majd csak év végén szembesülsz vele, hogy valami félrecsúszott.

A tervezés és az árképzés kiszolgálása mellett még néhány hasonlóan jelentős szerepkör, ami a kontrollinghoz kapcsolódik:

• utókalkuláció: nem csak segít meghatározni az árakat, hanem vissza is ellenőrzi azt a tényleges megvalósítás alapján (bővebb cikk itt: utókalkuláció)
• költségoptimalizálás: nem csak segít megtervezni az egyes költségeket az előző évek adatai alapján, hanem folyamatosan kutatja, mit-hogyan lehetne optimalizálni
• előrejelzés: ha megfelelő mennyiségű és minőségű adatot kap, akkor akár előre jelezheti számodra, hogy milyen eredményre számíthatsz adott termelési és bevételi kilátások mellett
• hatékonyságok, normák: segít meghatározni a valós hatékonyságokat és normákat, amelyeket ténylegesen elvárhatsz majd a „termelő” részlegtől
• adatok valóságtartalma: a kontrollingnál hamar kibukik az, ha az adatok nem fedik a valóságot. Ilyen adatokkal veszélyes bármit is tervezni.
• a pénzügy-könyvelés strukturálása: míg alapesetben ömlesztve látod a költségeket, a controlling által rendszerbe szervezett könyvelésnél üzletáganként, területenként látod a bevételi és költségszámokat, sőt, akár termék/szolgáltatás/projekt szinten is

Milyen cégmérettől érdemes foglalkozni a kontrollinggal?

Milyen cégméret mellett érdemes foglalkoznod a kontrollinggal? Szükséged lehet-e saját, főállású kontroller kollégára, vagy elegendő, ha külső segítséget veszel igénybe?

Kontrollinggal igazából már akkor is érdemes foglalkoznod, ha még igazán pici vállalkozásod van, csak lehet nem így nevezed. Például egyéni vállalkozóként is fontos gondolkodnod azon, hogy milyen költségeid lesznek, azokat hogyan fogod kitermelni, netán hogyan lesz annyi pénzed a vállalkozásodból, amennyit szeretnél. Ugyanígy a vállalkozásod méretétől függetlenül be kell áraznod a termékeidet, szolgáltatásaidat valami alapján, és ebben is nagy segítségedre van a controlling.

Szóval cégmérettől függetlenül érdemes energiát fordítani a kontrollingra, akkor is, ha nem így nevezed. Mindez a Te érdeked! Onnantól kezdve, hogy már vagytok néhányan a cégben, sikerül jelentősebb bevételt elérni, és mindez a költségek oldalán is megmutatkozik, egyszerűen elengedhetetlen, hogy valamilyen módon foglalkozzon valaki kontrollinggal a cégedben.

Főállású kontroller kollégára egy bizonyos szint fölött lesz szükséged, viszont ezt a szintet nehéz csupán egy bevételi mutatóval meghatározni. Nagyban függ a vállalkozásod és a tevékenységeid összetettségétől.

Külsős segítséget azonban már néhány száz milliós bevételtől igénybe vehetsz. A külső segítség gyakran hatékonyabb, mintha saját munkatársat tartanál fenn erre a célra.

Nekem van olyan ügyfelem, aki 50-60 milliós éves bevételnél (szolgáltató) már elkezdett nyitni a téma iránt, pénzt és energiát nem sajnálva. Míg egy másik, kereskedő ügyfelemmel évi 100-120 milliós bevételnél kezdtünk el együtt dolgozni. Ezek a vállalkozók egy elég korai fázisban belátták, hogy szükségük lesz arra, hogy tisztán lássanak. Ezek mellett pedig van, aki már több milliárdos bevételnél kezd el nyitni a téma iránt.

Kihez fordulj segítségért?

Ha úgy érzed, hogy itt az idő, hogy végre a te cégedben is kialakuljon a pénzügyi átláthatóságot biztosító riportálás, akkor itt találod a kontrolling szolgáltatásom leírását.