Az utókalkuláció megmutatja, hogy egy termék, szolgáltatás, projekt vagy épp ügyfél mekkora nyereséget vagy veszteséget termel a cégednek. Gyakorlatilag rávilágít arra, hogy mi hozza és mi viszi a pénzt. Ha ez most nem teljesen tiszta számodra a saját cégedben, akkor érdemes végigolvasni a cikket, és elkezdeni a gyakorlatban is bevezetni az utókalkulálást.

Az utókalkuláció egy kontrollpont az üzleti “darálóban”

Különböző üzletágak, kidolgozott termékpiramis, szolgáltatás- és termékkategóriák, különböző termékek és szolgáltatások, számos ügyfél. Áramlik a bevétel a cégedbe, valamekkora nyereség is marad, igaz összességében kevesebb, mint amennyivel az üzleti tervezéskor vagy az árak meghatározásakor számoltál.

Ahhoz, hogy üzletág szintjén lásd a pénzügyi eredményességet, “csupán” egy, a cégedre szabott struktúra szerint kell gyűjteni a pénzügyi adatokat és egy szintén a cégedre (és Rád!) szabott formátumban kell kimutatni ezt a céges műszerfalon. Azonban ha mélyebbre ásnál, és termék, szolgáltatás vagy projekt szintjén szeretnéd látni a nyereségességet, akkor egy másik eszközre lesz szükséged: ez az UTÓKALKULÁCIÓ.

Ha olvasod a blogot, és hallgatod a Nyereséges Vállalkozás Podcast adásokat is, akkor nem újdonság számodra az, hogy cégvezetőként vagy cégtulajdonosként érdemes időről-időre, rendszeresen hátralépni egyet, és megnézni hol tart a céged pénzügyileg és üzletileg, ennek mi az oka, és mik a kilátások a jövőre vonatkozóan. Az utókalkuláció épp erre szolgál a termékek vagy szolgáltatások szintjén.

Hogyan néz ki a gyakorlatban az utókalkuláció?

Míg az előkalkuláció során beárazol egy terméket vagy szolgáltatást, vagy egy árajánlatot készítesz, addig az utókalkuláció során utólag (vagy a folyamat közben is) azt ellenőrzöd, hogy ez az előkalkulált ár a valóságban mire elég.

Konkrétan azt látod az utókalkulációból, hogy az adott termék adott eladási ár mellett mekkora árrést (vagy akár nyereséget) vagy épp mekkora veszteséget termel a cégednek.

Értelemszerűen ehhez kellenek adatok és egy megfelelő üzleti logika. Tehát első lépésként azt kell meghatározni, hogy hogyan célszerű elvégezni az utókalkulációt és milyen adatok szükségesek hozzá. Milyen költségeket és hogyan érdemes levetíteni egységnyi termékre/szolgáltatásra, hogy tiszta képet kapjunk.

“Ezt nem gondoltam volna” – mondod Te

Ez az egyik legjellemzőbb gondolat, amikor egy vállalkozó először látja az utókalkuláció által mutatott számokat, illetve azt az információt, amit ezek a számok hordoznak. Olyanokat is szoktak (szoktatok) mondani, hogy

• “ez szuper anyag”
• “ez nagyon jó”
• “erre volt szükségünk”

Ilyenkor a controlling szakember csak mosolyog, mert ami neki “alapvető”, az egy cégvezetőnek szemfelnyitó, „AHA” élményt is jelenthet. De miért lehet ennyire értékes az, amit az utókalkuláció mutat?

Példa: egy szolgáltató cégnél az átlagos ügyfél elkölt havi 200 ezer Ft-ot, amiben van 80 ezres és 450 ezres ügyfél is. Alapból azt gondolod, hogy mindegyik ügyfélen jön a tervezett X% árrés, valamilyen ingadozással.

Aztán az utókalkulációból látod, hogy van olyan nagy ügyfeled, aki bevétel alapján felső kategória, mert 400 ezret fizet neked havonta, de közben nulla közeli árrés marad ezen az ügyfélen. Közben egy másik, közepes ügyfél, akinél érzésre azon gondolkodtál, hogy sok a macera vele, ezért lehet jobb lenne elengedni, kiderül, hogy a 200 ezres havidíjból átlagon felüli árrés marad nálad.

Ezek alapján az utókalkuláció hoz egy üzleti objektivitást a cégedbe, aminek a segítségével nem az érzéseid és megérzéseid, valamint az ügyféllel való személyes kapcsolat vagy szimpátia alapján fogod megítélni, hogy egy üzlet előnyös vagy hátrányos a cégednek.

Az utókalkuláció eredménye: nyereséges vs. veszteséges

Ha bevezeted az utókalkulációt és folyamatosan végzitek is a cégedben, akkor kirajzolódik majd 2 (vagy inkább 3?) csoport a termékek, szolgáltatások, projektek, ügyfelek között (attól függően, hogy a cégedben miben érdemes gondolkodni)

• 1. lesznek a nyereséges üzletek
• 2. lesznek a veszteséges üzletek
• 3. és harmadikként lesznek a nullszaldós üzletek

Ha korábban ezt csak “érezted”, vagy épp nem is gondolkodtál rajta, akkor ez az információ már ezen a ponton nagyon értékes lesz számodra, akár szemléletformáló erővel is bírhat.

Azonban mielőtt úgy döntenél, hogy egy huszárvágással lekaszálod a veszteséges üzleteket, érdemes logikusan átgondolni, hogy mi a teendő a veszteséges és a nyereséges termékekkel / szolgáltatásokkal.

Mit tegyek a nyereséges üzletekkel?

Ez a könnyebbik fele a kérdésnek, de mégsem szabad annyival letudni, hogy nem is foglalkozol velük, hanem csak a hibát keresve a veszteséges oldallal foglalkozol. A nyereséges termékekkel 3 teendőd van:

1. örülj nekik! Ez aztán a tanács, igaz? Mégis fontos örülni annak, ami jól sikerül, és ezt a munkatársakkal is éreztetni.

2. vizsgáld meg a nyereséges üzleteket:

• mit csináltok ott jól, amit be lehet építeni máshova is?
• lehet-e valamin javítani, hogy itt is növeljétek a nyereséget?

3. ha van rá lehetőség, tegyél még több erőforrást a nyereséges üzletekre. Fordíts többet ezek hirdetésére, keresd az ezekhez hasonló lehetőségeket.

Az utókalkuláció mutat majd veszteséget is

Ez már keményebb dió, komolyabb fejtörést okozhat. Egy pozitív gondolat az elejére, hogy milyen “szerencsés” helyzetben vagy, ha tisztán látod azt, hogy mely termékek, szolgáltatások, projektek vagy ügyfelek termelnek veszteséget a cégednek. Ezek a dolgok szinte minden cégben ott vannak, mégis kevesen vannak azok a cégvezetők, akik tudnak is róla.

Ha tudod, hogy hol keletkezik veszteség, akkor meg tudod vizsgálni, hogy miért. Ez pedig oda vezet, hogy tudsz rajta változtatni.

“Szerencsés” a helyzet, de ez igazából nem szerencse, hanem tudatosság: hogy pénzt és energiát fordítasz arra, hogy Neked ne csak érzések alapján kelljen irányítani a vállalkozásod.

Szóval mi a helyzet azokkal az üzletekkel, ahol veszteséget (vagy nullszaldót) mutat az utókalkuláció?

Mit tegyek a nullszaldós és a veszteséges üzletekkel?

Én azt javaslom, hogy legyél szigorú és közben tudatos ezekkel az üzletekkel. Azért kell szigorúnak lenned, mert a veszteséges termék duplán hat a céged eredményére (márpedig a nyereségért dolgozol!):

• egyrészt nem termeli meg azt az elvárható, átlagos nyereséget, amit nagy átlagban megtermelnek a termékeid
• másrészt nem elég, hogy nem termel nyereséget, ezen túl még szép lassan felemészti azt az egyébként már megtermelt nyereséget, amit a többi termékkel elértél

Mindez nem csak a termékek szintjén lehet igaz, hanem szolgáltatás vagy termék kategóriák szintjén is, vagy értékesítési csatornák szintjén, illetve üzletág szintjén is.

A veszteséges üzletekkel is 3 teendőd van:

1.Vizsgáld meg azt, hogy mi okozza a veszteséget:

• mit lehet ebből tanulni
• mire kell figyelni majd a jövőben
• lehet-e ezeken változtatni

2.Vizsgáld meg azt is, hogy hogyan tudnád valahogy nyereségessé tenni a most még veszteséget termelő üzleteket:

• mi mindent tehetsz ennek érdekében?
• van ennek realitása?

3.Végül egy igen komoly és felelősségteljes feladat: vizsgált meg azt, hogy mi okoz kevesebb veszteséget a cégednek, vagy épp mivel jársz jobban:

• ha elengeded az üzletet, és ezáltal lehet ott marad egy üres kapacitás, vagy ott marad valamekkora fix költség, aminek egy részét lehet elbírta ez a veszteséges üzlet
• vagy megtartod a veszteséges/nullszaldós üzletet, pontosan abból az okból, mert valamennyire hozzá tud járulni a fix költségek fedezéséhez.

Ez utóbbinak még lehet egy fontos indoka, mármint annak, hogy megtartasz egy necces üzletet: ha annak olyan marketing értéke van, hogy bár direkt módon nem hoz nyereséget, de indirekt módon igenis hozzájárul a cég jólétéhez.

Az utókalkuláció a legjobb barátod

Cégvezetőként az utókalkuláció az egyik legfontosabb eszközöd lehet, feltéve, hogy tisztán akarsz látni. Mint ahogy mindenbe ami jó és értékes, ebbe is energiát és erőforrást kell fektetni ahhoz, hogy jól működjön. Viszont a cikk alapján is láthatod, hogy valószínűleg egy gyorsan megtérülő befektetés lehet, aminek aztán folyamatosan élvezheted a gyümölcsét.

Gyakorlatilag az utókalkuláció egy profittermelő eszközzé válhat a kezedben, ha kihasználod a benne rejlő potenciált. Segít megtalálni a veszteségeket, amiket aztán tudatosítasz, megvizsgálsz és ezek alapján jobb döntéseket hozol. Emellett segít megtalálni a nyereségeket is, rávilágít arra, hogy mit csináltok jól, miből kellene még több.

Az utókalkuláció a controlling egyik legfontosabb eszköze, így ha nem tudod hogyan tudsz elindulni: a controlling szemléletre és egy controlling szakemberre van szükséged. Ő segít meghatározni, hogy milyen adatok szükségesek az utókalkulációhoz, és abban is segít, hogy milyen logika mentén érdemes kialakítani az utókalkulációt a cégedben.

Ha szeretnéd növelni a nyereséget és az átláthatóságot a cégedben, akkor kezdésnek iratkozz fel a Nyereséges Vállalkozás Hírlevélre.