Kontrolling esettanulmány: egy évi 1 milliárdos bevételt termelő vállalkozásnál erőteljesen szükség van kontrollingra és pénzügyi átláthatóságra. Ekkora cégméretnél már gyakori, hogy több üzletága is van a cégnek, a cégen belül különböző területek vannak, és havonta sok tízmilliós költség jelentkezik. Ha ezeket nem látod tisztán, akkor nehezen várhatod el magadtól, hogy magas nyereséget érj el a vállalkozásoddal. Hogy néz ki egy konkrét kontrolling együttműködés egy 1 milliárdos vállalkozással?

Kontrolling esettanulmány: kontrolling egy 1 milliárdos szolgáltató cégnél

Az előző cikkben is hasonló volt a téma, csak más megközelítésből. Ott igyekeztem beleülni a te cégvezetői székedbe, és a te nézőpontodból bemutatni azt, hogy mégis milyen értéke lehet számodra a kontrollingnak, és a kontrolling nyújtotta pénzügyi átláthatóságnak.

Ebben a cikkben folytatjuk a témát, viszont itt most egy konkrét együttműködésről olvashatsz, ami gyakorlatilag egy kontrolling esettanulmány.

Kiindulás: kontrolling a legjobb időben, az ERP rendszer bevezetése előtt

A lehető legjobb időben kezdődött az együttműködés: amikor a cég épp ERP (vállalatirányítási rendszer) bevezetése előtt állt. Egyedi fejlesztésű rendszert vezettek be, és kulcslépés volt az, hogy a pénzügyi struktúra és folyamat kialakítása előtt már ott volt a kontrolling nézőpontja is.

Ebben az időben a cégben nem volt riportálás. Gyűjtöttek különböző pénzügyi és nem pénzügyi adatokat, de az adatgyűjtésben nem volt tudatos struktúra. Továbbá az adatokból nem készültek olyan riportok, amik segítették volna a cégvezetést a döntéshozásban vagy a tervezésben.

Elkezdett segíteni a kontrolling

A kontrolling szolgáltatás és üzleti tanácsadás keretein belül több feladattal is foglalkoztunk – de még nem mindennel.

Első körben addig csiszoltuk a pénzügyi adatgyűjtést, amíg elértük, hogy olyan formában álljanak elő az adatok a pénzügyi folyamatokból, amiből aztán lehet részletesen riportálni.

A részletes riportálást úgy értsd, hogy nem csak tulajdonosi riport készül (a sarokszámokkal, bevétel, költség és eredmény), hanem üzletágak szintjén részletesen látja a cégvezetés a bevételeket és a költségeket, majd az eredményt.

Összeállt a riportálás – mennyi időt igényelt mindez?

Az, hogy az adatok megfelelő formában és kellő részletességgel gyűljenek az ERP rendszerben 2-3 hónapot vett igénybe. Ez tűnhet kevésnek és soknak is, kontrolling oldaláról én elégedett vagyok, mert tényleg elég részletes adatok vannak, amikből sokoldalúan lehet riportálni.

Ezután a riportálás kicsiszolása még igényelt 1-2 hónapot, amire azért volt szükség, hogy kibukjanak banális hibák az adatokból.

Összességében 4-5 hónap alatt elértük ezzel a céggel, hogy a pénzügyi riportálás nélküli állapotból eljutottunk oda, hogy ma már minden hónapban kap a cégvezető egy részletes riportot:

• össz. céges szinten,
• az előző év sarokszámaihoz hasonlítva,
• valamint üzletági bontásban is.

A havi riportáláson túl jön a valódi pénzügyi tervezés

A havi részletes kontrolling riport már önmagában következő szintre emel egy cégvezetőt. Akár pozitívak az eredmények, akár negatívak, nyugodtan alhat, mert tud róla, és azt is látja, hogy miből jön össze ez az eredmény – tehát tud változtatni rajta.

Az ügyfél azáltal, hogy részletes tény adatai vannak, elkezdett előre tervezni pénzügyileg. Ez nem az a tervezés, amikor intuitív módon elkezded összeírni, hogy kb. szerinted mit fogtok elérni a cégeddel. Itt konkrét, tényszerű és részletes számokból dolgozol, és ehhez rakod hozzá a fantáziádat és a piaci tendenciákat.

Ez még előttünk áll, de valószínűleg jobb eredményeket fog elérni a cég abban az időszakban, amit már ilyen módon tudott tervezni a cégvezető, mint abban az időszakban, amikor még nem volt üzleti tervezés – vagy volt, de csak érzelmi alapon.

Az árképzés sok mindent befolyásol

Egy harmadik feladatként az árképzésen dolgoztunk, ahol nagyon hatékonyan tudtunk értéket teremteni. Gyakorlatilag együtt megvizsgáltuk azt, hogy milyen felépítésű árajánlatokat ad a cég.

Láttuk azt, hogy igazából nem minden költség van beépítve az árakba. Erre kitaláltunk egy gyakorlati megoldást, amit az ügyfél letesztelt, és azóta folyamatosan használ – sikerrel. Így az ajánlatokba sokkal inkább be vannak építve a költségek, és ezzel együtt az ajánlatok elfogadása, konverziója nem csökkent!

A kontrolling esettanulmány segítségével beleláthattál abba, hogy hogyan néz ki egy kontrolling együttműködés, és a gyakorlatban milyen hasznod származik belőle cégvezetőként.